先日、ある人と話していて、こんな話題になりました。

「タスク管理という言葉は分かりにくいんじゃないか」という話です。

確かに、その通りかもしれません。「タスク管理」という言葉を聞いても、どうしてそれが必要なのかがパッとイメージできるかと言われると、ちょっと難しい気がします。

そこで、初めてタスク管理にふれる方に、「タスク管理って何? どうして必要なの?」と聞かれたとき、どう説明するのかを少し考えてみました。

 

タスク管理は「しまった!」防止法

私自身は、タスク管理を、こう捉えています。

「しまった!」をなくす方法、と。どういうことでしょうか。

私が「しまった!」と思うのは、こんなときです。

・やらなければいけないことを、忘れていて「どうなった?」と突っ込まれ、青ざめる。

・やらなければいけないことを覚えていたとしても、他の仕事もあって、手がつけられないままズルズルと時間が過ぎ「やばい!  間に合わない!」と焦る。

・仕事以外でも、「これをやりたい」と思っても「でも時間ないんだよなぁ」と思っているうちに、結局、やりたいことができないまま終わってしまう。

こういうとき、心の底から「しまった!」と思いますし、猛烈に後悔します。

この後悔、後味の悪さを味わいたくないから、私はタスク管理をしています。もちろん、ミスもありますし、後悔がゼロになることはありませんが、こうした嫌な気持ちを味わう数は、かなり減りました。

タスク管理で現実が見えてくる

では、どうしてタスク管理をすると、そうした後悔を減らすことができるのでしょうか。

ここで、一つイメージをしてみてください。

これから、あなたは車に乗ります。「目の前にある2台の車のうち、どちらか好きなほうを選んでいいよ」と言われました。

片方の車は、何の変哲もない、普通の車です。

もう片方の車は、なんと、メーターが覆い隠されていました。真っ黒い布で、スピードメーターも、ガソリンの残量も、見えません。

このときに、あなたはどちらの車を選びますか?

私だったら、迷いなく普通の車を選びます。

ガソリンの残量が見えなければ、あとどれくらい走れるのか分かりません。スピードメーターがなければ、簡単に速度違反をしてしまいます。

「メーター」があるおかげで、「ガソリンの残量」や「スピード」といった、車内にいては感じにくい情報を把握しながら、スピードをコントロールして、安全運転をすることができるわけです。

スピードメーターがなくても、「けっこう速度出てるな」「ゆっくりだな」くらいは分かります。でも、それで運転するのは、あまりに心もとないでしょう。

タスク管理をするというのは、この車のメーターにとても近いと感じます。

「自分には、使える時間がどれくらいあるのか」「今日は、どれくらいの仕事をしないと間に合わないのか」「今日の仕事量は、現実的に見て、実行可能な量なのか。それとも余裕があるのか」

そういったときに、タスク管理をしていれば、感覚のレベルではなく、数字のレベルで、「間に合う」「無理だ、スケジュールを組み直さないと」と判断できます。

感覚のレベルというのは、「まあ、締切まで3日あるから間に合うだろう」という判断の仕方。スピードメーターを見ずに、「けっこう速度出てるな」と思っているのと同じ状態です。

数字のレベルというのは、「今日使える時間は、実質2時間か。この仕事は、今までの記録から言うと、5時間くらいかかる。今日、半分弱は終わらせられるかな」という判断ができること。スピードメーターを見ながら、「時速60kmだったら、あと1時間で目的地まで着くな」と思っているのと似ています。

まとめ

今日は、「タスク管理って、どうして必要なのか?」というテーマで少し考えてみました。

私は、楽しく生きたいですし、青ざめて胃が痛くなるような経験は御免です。だから、「しまった!」という回数を極力減らすために、タスク管理をしています。

タスク管理も、運転と同じで、最初こそハードルが高いと感じるかもしれません。でも、一度、手になじんでしまえば、無意識にクルマを運転できるように、タスク管理も無意識にできるようになります。

そうなってしまったら、「メーターの見えない生活」にはもう戻れないんです。