今回は、タスクシュートで一日の流れをデザインする方法をまとめてみましょう。

ここで活躍するのが「セクション」です。

セクションは「時間割」

タスクシュートには「セクション」と呼ばれる機能があります。

簡単にいえば、「時間を小分けにする仕切り」のようなもの。

タスクシュートでは、時間の記録を取りながら、時間内にタスクが終わりそうかを予想しながら進めることができます。

ただ、そうは言っても「12時間」とか、仕事の定時に限っても「8時間」という時間のかたまりは、見通しを立てるには大きすぎます。

私たちは、どうも「時間内に、このタスクが終わるだろうか」と見通しを立てるとき、大きい時間であればあるほど、根拠なく甘い見積もりをします。

「一週間あるから、まだ大丈夫」「今日中にやればいいから大丈夫」といったように。

どうも人は時間を見積もるのが上手くできません。

そこでセクションが登場します。

大きなかたまりで見通しを立てることは苦手でも、それを「2時間×6個」や「2時間×4個」というように分解してやればいい。

「メールチェックと、企画書のドラフト書き、打ち合わせの電話、この3つをやるのに2時間以内に終わらせられるだろうか」と考えた場合には、「無理だ」「できる」とかなり現実的な見通しを立てることができます。

このように、セクションは、TaskChute上で「大きな時間のかたまり」(例えば12時間)を「小さな時間」(例えば2時間×6)に分割する役割を果たします。

学校でも「50分で授業一コマ」というように、時間を細切れにすることで、メリハリをつけていますよね。あれと同じだと考えたらわかりやすいんじゃないでしょうか。

セクションの初期設定

タスクシュートの「設定」タブから

それでは、早速、設定してみましょう。

TaskChuteのタブの「設定」を開いてみましょう。

「設定」ページの上部に、こういった箇所があるはずです。

000078_tc5_a

ここで、セクションを設定します。

セクションの役割をもう一度確認すると、「自分が扱いやすい大きさに、時間を区切ること」です。

セクション区切りの流派

セクションを区切るには、大きく二通りの流派があります。

  1. 単純に、一定時間で区切る(例えば、1セクション2時間×12個)
  2. 生活リズムに合わせて区切る(起床から出勤までの1時間をセクションA、出勤から午前中の2時間をセクションBといったように)

好みで、やりやすいほうで決めたらいいでしょう。

ちなみに、私は生活リズムに合わせて区切るようにしています。

両方ともやってみた結果、私の場合は、生活リズムで区切るほうが、タスクをどこに割り当てるかをイメージしやすいので、こうしました。

なお、セクションは全部で12個設定することができますが、必ずしもすべてを使う必要はありません。

自分が使いたい数、セクションを区切ればよいでしょう。

「開始」にそのセクションの始まりの時間を、「終了」に終わりの時間を入力します。

さて、セクションの時間帯を設定したら、次は、TaskChuteの「メイン」シートに戻り、セクション区切りをタスクリストに表示させましょう。

セクション区切りを追加する

セクションの設定したら、それがタスクリストにも反映されるように「セクション区切り」を追加します。

方法はとっても簡単。

新しいタスクを追加して「project」のところに「区切り」と入力するだけ。000078_tc5_b

そうすると、TaskChuteは「あ、これは区切りなんだな」と認識してくれ、「作業内容」の欄を自動で埋めてくれます。

「セクション区切り」には、次のような特徴があります。

  1. セクションが何時から何時までかを表示してくれる。
  2. そのセクションに割り当てたタスクを終えるのに、何時になりそうかを教えてくれる。
  3. 各セクションの一番後ろに置かれる。
  4. 時間を過ぎると、自動で翌日に繰り越される。

特に、(2)は本当にありがたい機能です。自分がタスクシュートに書き入れたタスクの量が、本当に現実的なのかどうかが一瞬で分かるようになります。

それも、「一日」という単位ではなく、「数時間」というセクションの単位で分かるので、「余裕のある時間帯」「タスクが多すぎる時間帯」がひと目で分かり、計画の組み換えもすぐにできるようになります。

セクションにタスクを割り当てる

次に、タスクにセクションを割り当てる方法を確認しておきます。

下の図で赤く囲っている、「節」の部分に、指定したいセクションのアルファベットを入れて、「並び替え」をすることで、そのセクションにタスクが表示されるようになります。000078_tc5_c

 

この「セクション」を使うことで、午前中/お昼休憩/午後一番/夕方というように、時間帯を区切り、最も適した時間帯にそのタスクを表示することができるようになるわけです。

ここまでいくと、もうタスクシュートなしの生活が考えられないくらいになります。それは快適すぎて手放せないからです。「やるべき時間」に「やるべき順番」で「やるべきタスク」が表示されるというのは、最高の秘書を雇っているようなものです。

このシリーズ「エクセル初心者に贈るタスクシュートことはじめ」の一覧

  1. タスクシュートを入手して最初にするべき設定
  2. 時間の記録を取る方法
  3. リピート設定・使い方まとめ
  4. 時間の記録を取るときに感じた疑問と答え
  5. タスクシュートで一日の流れをデザインする(セクション活用法)
  6. タスク並び替えをマスターする
  7. タスクシュートをホーム画面に!リンクの使い方&活用例

なお、使い方にかぎらず、タスクシュートのメリット、効果をまとめた記事はこちらを。

参考:todo管理を超える時間管理ツール・タスクシュートとは

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