「時間を上手に割り振って、やりたいことをやる技術」

それが僕にとってのタスク管理です。

タスク管理って言葉には、「やるべき仕事の管理」のような響きがあります。

確かに、やるべき仕事を管理するのも、タスク管理の一部です。

ただ、それはあくまで一部。

むしろ、タスク管理が扱っているのは「やるべきことにかかる時間をどうやって圧縮するか」「やりたいことをやる時間をどう確保するか」、つまりはプライベートをどう充実させるかまで含みます。

実際、僕はタスク管理に出会ったおかげで、自分の大切にしたいことに時間を使うことができるようになり、ずいぶん生き方が変わりました。

自分がタスク管理の効果を実感しているので、このブログにも、タスク管理の記事がいくつもあります。

なので、この辺で総まとめをしておきたいと思います。

このまとめ記事が、タスク管理を活用してやりたいことができるようになる、そんなきっかけになれば。

大きく以下の4つにカテゴライズしてお届けします。

  • タスク管理で何が変わるか
  • タスク管理の方法
  • 行き詰まったときのヒント
  • よくある失敗談と対策

タスク管理で何が変わるか

タスク管理をすることで何が変わるんでしょうか。

タスク管理をする意味、効果が分かる記事をご紹介します。

タスク管理が、生き方を変えるスタートになる理由

タスク管理は、文字通り、やることの管理です。

けれど、たかが「やることの管理」がきっかけになって、生き方まで大きく変わってしまう人を、僕は何人も見てきました。

僕自身もそうです。

ずいぶん自分らしく生きられるようになりましたが、その入り口になったのはタスク管理でした。

どうして、タスク管理が生き方まで変えるきっかけになるのか、その理由をまとめてみました。

参考:タスク管理が、生き方を変えるスタート点になる理由

タスク管理の方法

タスク管理の方法について書いてある記事をご紹介します。

10年で学んだタスク管理の5つのエッセンス

僕が、タスク管理に興味を持ち、やり方を試行錯誤し始めてから10年以上経ちます。

その体験の中から、「これは劇的に効果がある」と実感できたエッセンスを5つだけに絞って、ご紹介します。

参考:やりたいことをやるためのタスク管理5原則!10年の体験から学んだエッセンス

基本をマンガで分かりやすく!

タスク管理に興味を持っても、何から始めればいいか分からないとき、まずヒントになる本があります。

その名も『残業を減らし定時で帰る仕事術』です。

何がいいって、

  • マンガでめちゃくちゃ分かりやすい
  • 基本がきっちり押さえられている

タスク管理に興味を持ったときにまずパラパラと一冊読むのにピッタリの本です。

すごく分かりやすいので、タスク管理のベテランが「タスク管理ってこんな感じだよ」って誰かに紹介するのにも使えます。

参考:タスク管理、最初の一冊!書評『残業を減らし定時で帰る仕事術』

タスク管理10のポイント!ストレスフリーを手に入れよう!

タスク管理の教科書的存在『クラウド時代のタスク管理の技術』(佐々木正悟さん著)

この本から、タスク管理の10のポイントをまとめてみました。

参考:タスク管理10のポイント!ストレスフリーを手に入れよう!

時間とお金の管理に共通する4つの鉄則

やりたいことをやるためには、時間とお金の自由が欠かせません。

しかも、時間とお金を管理するのに共通のポイントが4つあります。

参考:やりたいことをやる!時間とお金の管理に共通する4つの鉄則

能力を上げずに仕事を効率化する方法

仕事を効率化するときに、能力をあげようと思ったら大変です。

一朝一夕にはできません。

けれど、すぐにできて、しかも効率を相当挙げてくれる工夫があります。

それが「タスクをやる時間を変える」こと。

タスクの種類によって、効率よく進められる時間は違います。

その時間帯とタスクのカップリングを工夫することで、いきなり効率が上がることがあるんです。

参考:能力を上げずに仕事をラクにする!効率化のカギはタスクと時間帯の組み合わせ

仕事をラクにする「型」の作り方

仕事をラクにするには、自分なりの型を作ることが一番の近道です。

一度、型を作ってしまえば、

  • 慣れやすいので、早くラクにできる
  • 改善しやすい
  • 他の人に引き継いだり、頼んだりしやすい

こんなメリットがあります。

型の作り方をまとめてみましょう。

参考:仕事をラクにする「型」の作り方

効率化の友・チェックリストの作り方と実例

ルーティンワークを効率化する最もいい方法は、チェックリストを作ること。

一度、作ってしまえば、次からの作業が効率化できるのは当然のことながら、作る過程で、もっと効率のいいやり方を思いつくことができるのも大きなメリットです。

チェックリストの作り方を、僕が会社の経理をすることになってチェックリストを作った実例と一緒にお送りします。

参考:効率化の友・チェックリストの作り方と実例

行き詰まったときのヒント

タスク管理を頑張っても、行き詰まってしまうときもあります。

原因は、ちょっとした誤解であることが多いんです。

僕がしていたタスク管理の誤解と、その解決策をまとめてみました。

断れない人が、仕事を断るためにすべきこと

逆に、タスク管理のスキルをどれだけ学んでも、仕事が減らないのなら、それはタスク管理よりも「仕事を断れない性格」「お人好し過ぎる」のが原因かもしれません。

そんなときには、タスク管理よりも「仕事を断るヒント」を知っておくほうが上手くいくはずです。

僕が仕事を断れるようになった方法をご紹介します。

参考:断れない人が、仕事を断るためにすべきこと

優先順位の罠、「やりたいこと」ができない理由

タスクを管理しようとすると、よく言われる方法に「優先順位をつけなさい」というものがあります。

けれど、この優先順位、一歩間違えると「やりたいことが全くできない原因」にもなりかねません。

優先順位のワナについて、お話しましょう。

参考:優先順位の罠、「やりたいこと」ができない理由

タスク管理のツール選びで悩むよりずっと大事なこと

タスク管理を始めようとする人は、ツール選びで悩むことがあるでしょう。

優秀なツールがいくつもあるからです。

けれど、あえて、ツール選びよりも大事なことがあると言いたい。

それは何かと言えば「受け身のタスク管理」じゃなくて「攻めのタスク管理」をすること。

このどちらをやるかは、ツール選びなんかよりも決定的な違いをもたらします。

参考:タスク管理のツール選びで悩むより、ずっと大事なこと

先送り対策!「やりたいのにできない」を変えるタスク設定法

先送りしやすいタスクと、しにくいタスクっていうのがあります。

何が違うんでしょう。

その違いを知れば、先送りしにくいタスクを意識的に設定するのに一役買うはずです。

参考:先送り対策!「やりたいのにできない」を変えるタスク設定法

時間を有効活用するには「不安マネジメント」が必要だ

タスク管理をしていても、効率が上がらないとき。

心がモヤモヤしている、漠然とした不安がたまっている、そんなケースがあります。

そういったときには、タスク管理でどうこうしようと言うよりも、不安マネジメントをしてみると少し解決に近づけるかもしれません。

参考:時間を有効活用するには「不安マネジメント」が必要だ

仕事を進めたいならモチベーションアップをやめなさい

仕事を前に進めたいなら、モチベーションに頼らないこと。

モチベーションほど頼りにならないものはありません。

意識して上げることもできなければ、維持することもできない。

全然コントロールできません。

それよりも、もっと頼るべきものがあります。

参考:仕事を進めたいならモチベーションアップをやめなさい

失敗談と対策

タスク管理の方法を試してきた中で、失敗したものもたくさんあります。

失敗して学んだことをまとめた記事が、以下です。

GTDに挫折した理由と解決策

タスク管理の有名手法、GTD。

僕がGTDに初めて出会ったのは大学生の頃でしたが、結局、続けることができませんでした。

GTDに欠けていたピースは何だったのか、まとめてみました。

参考:GTDに挫折した理由と解決策

緊急×重要マトリクスでtodo管理すると失敗する理由

同じく、有名な手法で『7つの習慣』に登場する「緊急×重要マトリクス」があります。

タスク管理をしようとして、緊急×重要マトリクスを使ってみたことがあるんですが、見事に失敗しました。

それは、当時の僕が、使い方を誤解していたからなんです。

「緊急×重要マトリクス」のよくある誤解、失敗する理由をまとめてみました。

参考:緊急×重要マトリクスでtodo管理すると失敗する理由

todoリストでは仕事を効率化できない5つの理由

仕事を効率化しようとするとき、「一番基本的なアプローチはtodoリストを作ってみる」でしょう。

けれど、todoリストはないよりはいい、ものの、仕事をどんどん効率化できるようなツールではありません。

一般的なtodoリストに何が足りないのかをお話しましょう。

参考:todoリストでは仕事を効率化できない5つの理由

まとめ

以上、タスク管理についてのまとめでした!

タスク管理でストレスを減らしつつ、やりたいことやっちゃいましょう!