今回は、タスクシュートで時間の記録を取る過程で、私がぶつかった疑問と答えをまとめます。

タスクシュートは時間の記録を取ることから始めると上手くいく。

これは、タスクシュートを愛用している人がほぼ同じ内容を口にします。

けれど、実際にやってみるといろんな疑問を感じるはずです。

そこで、今回は、ログを取るときに、私自身が出くわした疑問を中心に、Q&Aをまとめます。

  • ログを取るって、どこまで細かく取ればいい?
  • PCの前にいない時間は、どうする?
  • 「休憩」ってタスクなの?

タスクシュートの時間の記録で感じた疑問

記録をどこまで細かく取るか

時間の記録をどこまで細かく取るかは、けっこう難しい問題です。

細かいタスクまで記録すればするほど、記録は正確になっていきます。

が、負担は上がります。

一方、大雑把な記録にすれば、記録の負担は少なくなります

が、信頼性は下がります。

記録の負担と、信頼性がトレードオフになるんですね。

ただ、一つ言えることは「最初は正確さを犠牲にしても、無理なく続けられる程度にするほうがいい」です。

時間の記録を取るのは、最初「あ、忘れた!」となることが多いです。

今までやっていないことですから当然です。それを最初から細かく取ろうとしたら間違いなく挫折します。

最初は続けることを意識して、時間の記録を取るのが歯磨きと同じように自然にできるレベルになったら、記録の精度アップにチャレンジすればいいでしょう。

PCの前にいない時間の扱い

PCの前におらず、タスクシュートを使えない時間をどう記録するかは、二つの方法があります。

  1. 記録を取りやすい時間は細かく記録して、取りにくい時間はざくっとした記録にする
  2. 補うツール(例えば、たすくま等)を使う

メリハリをつける

(1)の方法は、例えば、PCの前にいる時間は細かく記録を取り、タスクシュートを使えない時間はザクッと記録してしまう、という具合です。

私は、PCの前にいる部分は、「メールをチェックする」など、タスクを細かく入れていますが、家族や子どもと過ごす時間については、「家族と過ごす」とざくっとしたタスクでまとめてしまっています。

全部をラフに記録するともったいないですし、全部を細かくすると負担で続きません。

記録もメリハリをつけて残すのがいいでしょう。

補うツール(たすくま等)を使う

また、タスクシュートのiPhone用ツールである「たすくま」を使ったり、時間の記録が取れるアプリを使う方法もありますね。

休憩はタスクなのか

「休憩ってタスクなの?管理するものじゃないでしょ」という疑問もあるでしょう。

結論から言うと「これこそTaskChuteに入れるべきタスク」です。

これは、通常のTodoリスト等を使い慣れている人にとっては、違和感がありますよね。

Todoリストに「休憩する」なんて書いたことのある人はいないでしょう。

実は、ここがTaskChuteと他のツールの違いをよく現しているポイント。

通常のTodoリストが、「忘れずにやること」のリストであり、タスクを中心にしているのに対して、TaskChuteは、「何に時間を使うのか」のリストであり、中心にあるのは「時間」です。

ですから、「ルーチンタスクだろうが休憩だろうが、どんな行動であれ、時間を使うものについては入れる」のがタスクシュートの記録法。

逆に、そういう使い方でなければ、TaskChuteと他のツールとの違いを体感することは難しいです。

TaskChuteの魅力として、「普通のTodoリストとは比べ物にならないくらい強力に、タスクを行動に移せるよう後押ししてくれる」という点がありますが、それも「時間を中心にしているから」こそ出てくるパワーです。

まとめ

さて、ログを取るときにぶつかりそうな疑問に、自分の経験からお答えしてみました。

「ログを取りつつ、リピート設定をしていく」という流れを、まずは一週間やってみてください。

そうしたら、一週間後には、「自分が実際にやったこと」をベースに、やるべきタスクを自動で表示してくれる、素晴らしい秘書が誕生します!

このシリーズ「エクセル初心者に贈るタスクシュートことはじめ」の一覧

  1. タスクシュートを入手して最初にするべき設定
  2. 時間の記録を取る方法
  3. リピート設定・使い方まとめ
  4. 時間の記録を取るときに感じた疑問と答え
  5. タスクシュートで一日の流れをデザインする(セクション活用法)
  6. タスク並び替えをマスターする
  7. タスクシュートをホーム画面に!リンクの使い方&活用例

なお、使い方にかぎらず、タスクシュートのメリット、効果をまとめた記事はこちらを。

参考:エクセルベースのタスク管理ツール・タスクシュートの使い方まとめ