タスク管理に興味を持ってから10年近くなります。

この記事を書くにあたって、いつからタスク管理に興味を持ったんだろうと思って、昔書いたmixiを検索してみました(懐かしすぎる…)。

そうしたら、2007年4月にはGTDを解説したような日記を書いていたんですよね。

なので、実践しはじめたのはもっと前。

そこから、仕事術や時間術の本を読み、様々なタスク管理ツールを試し、今に至ります。

試行錯誤を繰り返した中で、「これは本当に効いた!」と思えるものもあれば、「悪くはないけどイマイチかな」と思ったものもあります。

そこで、今回は自分の10年間を振り返ってみて、「本当に効果が大きかったのはこれだな」と感じる原則を5つに絞ってご紹介したいと思います。

タスク管理の要諦ここにあり、と。

タスク管理の要諦5原則

  1. 時間を活かしたいならまず寝なさい
  2. やりたいことに今すぐ手をつけて「欲求不満」になりなさい
  3. 時間の使い方を記録しなさい
  4. 「楽しい時間」を増やしなさい
  5. 効率アップより、断り上手を目指しなさい

時間を活かしたいならまず寝なさい

まず最初に挙げたいのは、とにかく「寝なさい」。

睡眠不足の状態で、どんなにタスクを効率化しようと思ってもダメなんです。

睡眠が足りなければ、酒酔い状態と同じくらいの認知力しか発揮できないことは研究でもわかってきています。

【参考】仕事を効率化したい?まず寝なさい!寝不足の悪影響と解消法を学ぶ!書評『朝型勤務がダメな理由』

体調がいいときの一時間と、睡眠不足のときの一時間。

同じ一時間でも、中身は全然違います。

とにかく寝ること、コンディションを整えることが第一優先です。

やりたいことに今すぐ手をつけて「欲求不満」になりなさい

次には、やりたいことに今すぐ手をつけること。

時間に余裕ができたら、なんて言っていたらいつまで経っても前に進みません。

本当は逆です。

「やりたいこと」があるから、時間ができる(作れる)んです。

「定時に帰って家でこれがやりたいんだ!」と思えば、定時で帰るように仕事を組み立てるようになる。

だから、どんなに小さくても「やりたいこと」をすぐに始める。

【参考】
確実に人生を変える方法、小さな一歩をマスター!書評『脳が教える!1つの習慣』

最初は、大した時間は作れません。時間が足りないと欲求不満になることも多いはず。

けれど、それがいいんです。

もっと自由になる時間が欲しいと思えばこそ、タスク管理のレベルも上がっていきます。

楽しい時間が増やせると思えばこそ、タスクの管理もやりがいがあります。

ぶっちゃけた話をすれば「やりたいことが全くない、人から言われたことをやるだけで満足」ならタスク管理なんて要りません。

タスク管理は、自分で自分の時間をコントロールするための技術。人から管理されるだけで満足するなら、そもそも不要なんです。

時間の使い方を記録しなさい

時間をコントロールしようと思ったら何にもまして効果があるのは、「時間の記録を取る」こと。

たったこれだけで、時間を管理するスキルはまったく変わります。

もちろん全く変わると言っても、即座に変わるわけではありません。

ただ、確実に以下のような効果が出ます。

  • 時間を大切に使うようになる
  • 仕事を効率よく、快適に進められる「自分のスタイル」を構築できる
  • 仕事を安請け合いしなくなる

本当、時間の記録を取るだけで、人生は変わると断言してもいいくらいです。

【参考】
タスク管理、最初の一冊!書評『残業を減らし定時で帰る仕事術』

「楽しい時間」を増やしなさい

「時間の記録を取ったはいいけれど、せっかくの記録を活かせていないような気がする」と声を聞くことがあります。

けれど、難しく考える必要はまったくありません。

記録を見ていれば、「楽しい時間」「充実した時間」が必ず見つかるはずです。

「記録と感覚のギャップ」に注目してみてください。

誰もが経験することですが、楽しい時間はあっという間。「あれ?もう40分も経ったの?」って。自分ではせいぜい10分くらいだと思っていたのに。

そういう「時間を忘れるほど集中した時間」「楽しかった時間」を記録から発掘できたなら、今度はその楽しい時間を増やすチャレンジをやっていけばいいんです。

タスク管理の目指す先は、仕事をギュウギュウに詰め込んで、機械のように処理することでは絶対ない。

むしろ、一日を自分好みにデザインしていく技術。毎日の中に「楽しい時間」を増やしていくための技術です。

楽しいと思える時間が増えていくと、どうなるか。

文字通り「毎日が楽しい」になっていきます。

楽しい時間を増やすためにはどうするばいいかって?

それも、時間の記録があれば自ずと答えが見えてくるはずですが、一番効く方法を次にご紹介しましょう。

効率アップより、断り上手を目指しなさい

時間を生み出す一番の方法は、どんなに仕事の効率化を頑張るより、「断ること」。

仕事を効率化するっていうのは、実はかなり効果が限られています。

理由は以下。

  • 人が絡めば絡むほど、時間の圧縮は難しくなる
  • 自分だけで完結する仕事でも、効率化にはすぐ限界がくる

人が絡むほど、時間の圧縮は難しくなる

すぐ終わると思うような小さな仕事でも、他の人との連絡や調整まで含めれば、数十分を平気でさらっていきます。

しかも、関わる人が一人増えるごとにかかる時間はどんどん増える。

自分の力ではどうしようもできません。

自分だけで完結する仕事でも、効率化にはすぐ限界がくる

それに、自分だけでやる仕事ならいいかといえばそうでもない。

効率化っていうのは「全然工夫をしていなかった人」が始めたら、かなり効果があります。

けれど、例えば「一年間、時間の記録をつけています」って人が、さらに効率化を目指します!と言ったら、かなり効果は限られています。

90点の人が100点を目指すようなものです。

仕事の効率化をすでに意識してきたような人なら、それ以上の効率アップよりも、「断り上手」を研究するほうが断然、時間が生まれるはずです。

もちろん断るって言っても、はねつければいいわけではなく。

  • 角が立たない言い方を研究する(例えば、条件を出して相手から断ってもらう)
  • 全部を断るんじゃなくて、一部を断る(ここまでは出来ますが、これ以上は…)

特に、私の経験では「一部を断る」はかなり使えます。

だいたい人に仕事を頼むときっていうのは、「保険がかかっている」ことが多いんですよね。「万一できなかったときのために、早めの日にちを打診する」とか「頼まれてはいないけど、念のためこの資料も用意しておく」とか。

なので、その保険の部分を削らせてもらうだけなら、結構可能じゃないかと思います。もちろん保険を削らせてもらっているわけですから、仕上げる仕事はきちんと約束通りに仕上げないと大変なことになってしまいますが。

そこはタスク管理をこだわっている人なら心配ないでしょう。

まとめ

以上、タスク管理の要諦5原則でした。

復習すると、

  1. 時間を活かしたいならまず寝なさい
  2. やりたいことに今すぐ手をつけて「欲求不満」になりなさい
  3. 時間の使い方を記録しなさい
  4. 「楽しい時間」を増やしなさい
  5. 効率アップより、断り上手を目指しなさい

この5つは、私が10年間近くタスク管理をやってきて、「これは本当に効果があった!」と自信を持って言えるものです。

「何から始めたらいいか…」と迷ったときや、「タスク管理であんまり効果が出ていない気がする」と感じたときに、ちょこっと思い出してみてください。

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