今回は、TaskChute(タスクシュート)を使いながら時間の記録を取っていく流れを、ひと通りご説明します。

  • 時間の記録をラクに取るための操作方法
  • ProjectとModeの設定法
  • 記録を取りながらやる、たった一つのこと

TaskChuteでログを取るための操作

ログを取るときには、前回、設定した「新規タスク追加」のショートカットキーを押します(前回、例示した通りの設定であれば、「Ctrl+J」になっています)
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そうすると、上のように、カーソルが「project」の欄に入るので、何かしらプロジェクト名を入力します。例えば、「ブログを書く」というタスクであれば、projectは「ブログ」であったり、「セルフブランディング」だったり、はたまた「趣味」かもしれません。

ご自身がしっくりくるものを入れたらよいでしょう。

次に、「Mode」です。Modeに何を入れるかによって、色が変わる仕様になっていますが、これは後で触れることにしましょう。

続いて、「作業内容」にタスクの名前を入力し、最後に時間を入力します。

時間を入力する際には、「Ctrl+T」「Ctrl+:」を使うと便利です。

「Ctrl+T」→「開始」の欄を入力するときに、直前のタスクの終了時間が自動で入ります。(これはTaskChuteに限った機能です)

「Ctrl+:」→現在の時間を入力する(これはTaskChtueに限らず、Excelで使えます)

なので、時間を記録するときには、タスクを始めるときに「Ctrl+T」を押して、終わったときに「Ctrl+:」を押す、という流れになります。

「見積もり時間」の欄をすっ飛ばしましたが、ここは最初、空欄でもよいでしょう。

始めたばかりでは、見積もっても精度が低く、あまり役に立たないので、まずはログを取り、慣れてきたらログを元にして見積もり時間を記入していくのをおすすめします。

ProjectとModeの使い方

ここまでProjectとModeについて、あまり触れませんでした。

理由は、最初、ログを取る段階では、ProjectやModeで分類することにあまりこだわらくてもいいと思うからです。

後からいくらでも変更がききますし、ログを取るときに、いちいち「これは何に分類しよう?」と考えて手が止まると、面倒くさくなってしまいます。

特に「Mode」は、設定すると色が変わりますし、TaskChuteをダウンロードすると、見本として約20種類ものModeが入っているので、たくさん分けたくなりますが、そんなに分けても覚えられなかったり、どれに分類するか迷ってしまったりします。

4~5種類から始めるほうが無難です。

Modeを何で分けるか迷ったら、ひとまずは、『7つの習慣』に出てくる時間管理のマトリクスで分けてみる、という方法があります。例えばですが、

Ⅰ:緊急かつ重要→赤系
Ⅱ:緊急ではないけれども、重要→青系
Ⅲ:緊急だけれども、重要ではない→黄色系
Ⅳ:緊急でも、重要でもない→緑系

といったような具合です。

いずれにせよ、ProjectやModeは、まず少数からスタートして、ログを取るのに慣れてきたら、自分なりにアレンジして、細分化していけばよいと思います。

ログを取りながらやる、たった一つのこと

ここまでで、「記録を取る」ときの流れは見えてきたでしょうか。

基本的には、ログを取る作業に集中すればよいと思いますが、一つだけ、記録を取りながらやったほうがいい作業があります。

それは、「ログを取りながら、一つひとつのタスクについて、ルーチンタスクかどうかを考えて、ルーチンならばリピートの設定をしておくこと」です。

これをしていくと、リピート設定をしたタスクは、次回はTaskChuteが自動で表示をしてくれるので、だんだんとログを取る負担が減ってきます。

最初は、「project」「Mode」「名前」「時間」を全部、入力しなければいけなかったのが、リピートを指定しておけば、次回からは基本情報はすべて入っていて「時間」を入れるだけでOKなので、どんどんラクになっていきます。

と言っても、TaskChuteのリピート機能には、いくつも種類があるので、ここも戸惑いやすいところかもしれません。

次回は、リピート設定の使い方を見てみましょう。

つづく

このシリーズ「エクセル初心者に贈るタスクシュートことはじめ」の一覧

  1. タスクシュートを入手して最初にするべき設定
  2. 時間の記録を取る方法
  3. リピート設定・使い方まとめ
  4. 時間の記録を取るときに感じた疑問と答え
  5. タスクシュートで一日の流れをデザインする(セクション活用法)
  6. タスク並び替えをマスターする
  7. タスクシュートをホーム画面に!リンクの使い方&活用例

なお、使い方にかぎらず、タスクシュートのメリット、効果をまとめた記事はこちらを。

参考:todo管理を超える時間管理ツール・タスクシュートとは

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