やりたいことを机上の妄想にしないために、WorkFlowyの力を使って「やりたいことを実行に移す」方法を書いている、このシリーズ。

今回は、最終回として、今まで書いてきたことの総まとめをお送りします。

WorkFlowyで好きなことを実行に移す方法まとめ

ここまで、WorkFlowyを使って、ワクワクを実行に移す方法をまとめてきました。

もう一度、簡単にまとめておくと、次のような流れになります。

  • 気になること、やりたいこと、やるべきことを思いつくままにWorkFlowyに書き出す
  • 書き出したものを、「今やる」と「後でやる」に分ける
  • 「今やる」ものは、締切のタイプ(人との約束か、自主的な締切か)と、締切日を設定する

このパートは、「やりたいことリストをWorkFlowyで整理する方法」に詳細が。

  • 締切を意識しながら、そのプロジェクトを終えるために必要なタスクを書き出す
  • 書き出したタスクのうち、「次にやること」にタグをつけて、タスク管理ツールに転記する

このパートは、「実行力を高めたいなら、タスク分解を極めなさい」に詳細が。

  • 実行した結果をフィードバックして計画を立て直す

実行したら、WorkFlowyにフィードバック

私のプロジェクト管理では、計画の部分をWorkFlwoyが、実行部分をタスクシュートが担当しています。

前回書いたように、プロジェクトを細かいタスクに分解したら、タスク管理ツールに登録します。

予定どおりに実行できる場合も、できない場合もあるんですが、いずれにせよ、一週間に一度、週次レビューのタイミングで、結果をWorkFlowyのプロジェクト一覧にフィードバックします。

フィードバックするのは、以下のような点。

  • タスク管理ツールに転記したタスクは、実行できたか
  • 実行できた→次の小さな一歩を新しく設定する
  • 実行できなかった→もっと実行しやすい小さな一歩を設定しなおす
  • 締切があるプロジェクトは、今のペースで間に合いそうか

他にも、実際にやってみたら、「この部分をもっと調べる必要がありそうだと感じた」「思ったより簡単そう」「このプロジェクトより先に、あっちを終わらせるべきだ」など、やってみて初めて分かることが多いので、そういった情報や気づきは、その都度、WorkFlowyに書き加えます。

情報を書き加えたら、それを意識したうえで、また小さな一歩を設定して、実行に移して…の繰り返しです。

運用上のポイント

最後に、このシステムを運用する上での注意点をまとめておきましょう。

1. 「計画通りにできなかった」なら、計画が間違っていたということ

まず、最初に書いておきたいのはこれです。

「実行計画をWorkFlowyで立てて、実行しようとしたけど、失敗した」ということが頻繁に起こります。

この時に、「自分の意思が弱くて」「やっぱり自分は」なんて言う必要はまったくありません。

計画通りにできないなら、それはあなたが悪いのではなく、計画が現実にそぐわなかっただけのことです。

だから、もう一度、計画を練り直すだけでいい。

自分を変えるのは至難の業ですが、計画は簡単に直せるんですから。

2. 本当に小さな一歩でいい

計画をするときには、ともすれば、「最低限、これくらいのことをしないと意味がないんじゃないか」と思ってしまうこともあるかもしれません。

けれど、そういった考えはいったん置きましょう。

実行できない10の計画より、実行できる1の計画のほうがはるかに意味があります。

どんなに小さな一歩でも、とにかく前に進むことを大事にする。

そうすると、最初は小さな一歩でも、だんだんと弾みがついてきて、大きく動いていく、というのが私の経験から言えることです。

だから、どんなに小さくてもいいので、遠慮なく「小さな一歩」を設定するほうがいいと思います。

3. ラフなシステムでも、頭の中よりずっといい

今回のシリーズで書いたのは、あくまで私のやり方です。

合う、合わないが当然あると思いますし、全部を真似する必要もありません。

場合によっては、もっとラフな、簡易的なやり方でもいいでしょう。

とにかく大事なのは、一度、頭の外に気になることを出してみること、できる単位に分解すること、分解したものを「この日にやろう」とスケジュールに組み込むこと。

声を大にして言いたいのは、厳密なシステムでなくても、頭の中に置いておくより絶対にいいです。書き出すだけで、実行できる率が跳ね上がります。

頭の中というのは、プロジェクト管理にとって、それくらい”ザル”なんです。

4. 「何を止めるか」を考える

最後に、それでもなかなか実行できない、ということがあるかもしれません。

その時には、もうツールの使い方をどうするかという話を超えて、「何を止めるか」を考えたほうがいいでしょう。

やりたいことをやるためには、どうやっても時間を確保する必要があります。

何を止めて時間を確保するか。これは、小手先のツールの使い方よりもはるかに大事なことです。

私が、計画段階でWorkFlowy、実行段階でタスクシュートと使い分けている一番大きな理由は、タスクシュートを使うと、どれだけ時間が足りないかが一目で分かるからです。

「何回計画を練り直しても、結局実行できない」という場合には、タスクシュートのようなツールの力を借りて、時間の記録をとってみる、というのは一つの解決策になりえます。

時間の記録を見ると、「何を止めのか」を考えることができるからです。面倒だと感じられるかもしれませんが、その手間に見合うだけの効果は必ずあります。

ここまで、4回にわたって、WorkFlowyを使ってワクワクを実行に移すためのコツをまとめてきました。

せっかくの人生なんですから、やりたいこと、やっちゃいましょう!

このシリーズ「WorkFlowyで好きを実行に移す」の記事一覧

  1. プロジェクト管理ツールとしてWorkFlowyを使い倒す!
  2. やりたいことリストをWorkFlowyで整理して実行する方法
  3. 実行力を高めたいなら、タスク分解を極めるべし
  4. WorkFlowyで好きなことを実行に移す手順まとめ(この記事)
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