クラウド型アウトライナーWorkFlowy。

シンプルでいて、使い勝手を良くする工夫がいくつも組み込まれているので、人によって色んな使い方のできるツールです。

アイデア出しに使う人あり、タスク管理に使う人あり、論文執筆に使う人あり、と。

私は、WorkFlowyをプロジェクト管理に使っていて、自分のやりたいこと、好きなことを実行に移すためのツールになっています。

今回は、WorkFlowyをプロジェクト管理に使っている理由をまとめてみましょう。

やりたいことを実行するには

まず、本題に入る前に、どうしてやりたいこと、好きなことに実行計画を立てる必要があるのかをお話ししておきましょう。

本当にやりたいことなら、計画なんて要らないんじゃ?

むしろ必要なのは時間だよ。

だって、時間がないからできないんだから。

そう思っていた時期が私にはありました。

けれど、「時間ができる」なんてないんです。

「やるべきこと」「約束したこと」はいつも一定数存在しています。

そして、やるべきことには締切が存在します。

一方、やりたいことは誰とも締切を約束しておらず、一番、先送りの犠牲になりやすい。

「時間ができたらやりたい」」と言いながら、半年、一年が過ぎているなんてことはザラです。

やりたいことをするためには、時間の足りない中でもどうやって実行に移していくか、計画が必要になります。

好きなことを実行するためのプロジェクト管理

では、計画を立てると言っても、どうすればいいのか?

こういったとき、タスク管理の「プロジェクト管理」の考え方を応用できます。

ここでいうプロジェクトというのは、完了までに2日以上かかり、ルーチン作業だけでは終わらない仕事のこと。

これは、青本の名前で親しまれていて、私にとってタスク管理の教科書でもある、『クラウド時代のタスク管理の技術』に出てくる定義です。

本の中では、プロジェクトの例として勉強会の開催、書籍の執筆などがあげられています。

いずれも単発のタスクでは終わらず、数日から数ヶ月の時間が必要になるものばかり。

一般的には、一つのプロジェクト(勉強会の開催)を実行するのに、いくつものタスク(会場の予約をする、告知をする、当日の資料を用意する等)をこなす必要があります。

あなたがやりたいと思っていることも、きっと単発のタスクではなく、いくつものタスクが必要な”プロジェクト”ではないでしょうか。

好きなことをプロジェクトとして捉えて、小さなタスクに細分化していくと「いつかやりたい」を「今やること」に変えることができるようになります。

プロジェクト管理ツールとしてのWorkFlowy

では、自分の好きなことが、プロジェクト(2日以上かかる、ルーチンでは終わらないもの)に当てはまるとして、どんなツールを使って管理すればいいんでしょう。

先ほどの『クラウド時代のタスク管理の技術』には、プロジェクトを管理するためのツールに必須の条件として、次の4つが挙げられています。

・プロジェクトごとにたくさんのタスクを束ねられること
・プロジェクトを階層形式に分解できること
・タスクごとに日付情報を付けられること
・タスクを条件に従って検索できるこ(p80)

WorkFlowyは、この4つの条件を満たしているんです。

まず、タスクを束ねる、階層形式にすることについては、アウトライナーであるWorkFlowyの最も得意とする機能です。

日付情報についても、本職のプロジェクト管理ツールに比べると見劣りするものの、タグを与えることで管理することができます。

検索も、非常に軽い。

そのうえ、操作もシンプルで分かりやすいですし、無料で使い始めることができる。

「これから始めてみたいんだけど」という場合に、うってつけのツールじゃないかと思うんです。

今回のまとめ

今回の内容をまとめると、次の3点になります。

  • やりたいことは、先送りの犠牲になりやすいので、実行計画がどうしても必要。
  • ワクワクをプロジェクトとして捉えることで、「いつかやりたい」を「今やる」に変えることができる
  • WorkFlowyは、プロジェクト管理の4条件を満たす上に、無料で始められるのでハードルが低い

このシリーズ「WorkFlowyで好きを実行に移す」の記事一覧

  1. プロジェクト管理ツールとしてWorkFlowyを使い倒す!(この記事)
  2. やりたいことリストをWorkFlowyで整理して実行する方法
  3. 実行力を高めたいなら、タスク分解を極めるべし
  4. WorkFlowyで好きなことを実行に移す手順まとめ
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