今回は、仕事を効率化する方法について。
仕事の能率アップには、色々な方法がありますが、その中でも有効なのは「作業手順をチェックリストにすること」です。
特に、繰り返し発生する仕事には効果抜群。
私も、最近身をもって実感したので、チェックリストを作る効果と、実際の作り方について、まとめてみます。
チェックリスト化するメリット
まず、作業をチェックリストにするメリットは以下の通り。
- 作る過程で、自然と効率のいい順番を考える
- ミスが減り、失敗をリカバーするための仕事がなくなる
- さらに効率のいい方法を発見しやすくなる
チェックリストを作る過程で、自然と効率アップする
まず、チェックリストを作るときには、自然と効率のいいやり方を考えるようになります。
チェックリストを作るときには、大抵、次のような手順を踏みます。
- 自分がしている作業を書き出す
- どの順番で行うのがいいかを考える
漫然と仕事をしているのに比べたら、この「書き出す」⇒「効率のいい順番を考える」だけで相当の効率アップになります。
ミスが減る
また、一度チェックリストが出来てしまえば、その通りに作業をこなすだけでミスや漏れがなくなります。
ミスが減れば、失敗をリカバーするための仕事が発生しなくなって時間に余裕が生まれます。
さらに効率のいい方法を思いつく叩き台になる
さらに、見逃せないのは、一度チェックリストを作ると、それが叩き台になって、さらにいい方法を思いつくことが度々あります。
チェックリスト通りにやっていると、改善案を思いつくことがあるです。
- あれ、この作業とあの作業、順番を逆にしたほうがやりやすいかも
- あれ、この作業、慣例でやってるけど、ひょっとして必要ないかも
- あ、今までやってないけど、このタイミングでこれをやっとくほうがいいな
上記のように、チェックリストがあると、それが叩き台になって改善をかけやすくなります。
そうすると、ますます仕事はラクになっていくんです。
チェックリストの作り方（実例）
では、チェックリストのメリットは分かったとして、実際の作り方はどうしたらいいんでしょうか。
私の実例を使いながら、見ていきましょう。
最近、私は会社の設立に携わり、経理の仕事をすることになりました。
大学時代に簿記をかじったことがあったので、私が担当することになったわけですが、仕事としては初めてです。
そこで、右も左も分からない状態から、ラクに経理を回せるようになるまで、今回のテーマであるチェックリストを思い切り活用しました。
大きくは、次のような手順になります。
- どんな作業が発生するのか書きとめる
- 書きとめた作業リストをコンパクトにまとめる
- 経験不足でも、チェックリスト（仮）を作ったほうがいい
1. どんな作業が発生するのか書き留める
まず、経理を始めたばかりで右も左も分からない段階では、効率化なんて考える余裕はありません。
この段階では、まず、どんな作業が発生するのかを書きとめておきます。
- あぁ、毎月、月初にこれをやらないといけないのか
- 10日にお得意先からの入金があって、20日にはお給料を払うんだな
- 月末には、未払金を立てるのか
こんなふうに、いつ、どんな作業が発生するのかをひたすらメモしていきます。
2、3ヶ月もやっていれば、流れは把握できます。
2. 書きとめた作業リストをコンパクトにまとめる
次に、書きとめた作業リストをもとに、なるべくコンパクトにまとめていきます。
3ヶ月間、経理をしながら作業リストを書きとめていった結果、どうしても経理が必要なのは一ヶ月のうち3日という結論に行き着きました。
- 取引先から入金がある毎月10日
- 従業員の方に給与を支払わないといけない毎月20日
- 月末
逆に言えば、他の作業は何日にやっても大丈夫なので、この3日に集約しようと考え、チェックリストを作っていきました。
《10日にやる経理作業》
- 通帳に記帳して、取引先からの入金を確認する
- 月末から１０日までの預金の動きを仕訳する
- 預金の残高と、帳簿の残高が合っていることを確認
- ……
こんな感じです。
3. 経験不足でもチェックリストを作る
チェックリストを作るときに大事だと思うのは、経験不足でも的外れでもいいから「とにかく作ってみる」こと。
「チェックリストを作る」のは、仮説づくりと同じです。
「こうしたらラクに仕事を終わらせられるんじゃないか」という仮説が、チェックリストなわけです。
仮説を作るときには、情報を揃えてから考えるんじゃなくて、とにかく手元にある情報だけで作ってしまって、後で検証します。
チェックリストも、まずは手元にある経験だけで書いてみる。
一度作ってしまえば、こちらのもの。
次からはチェックリストを使って作業をこなせば、「ここは変えたほうがいい」「これが抜けてた」と改善案が次々に出てくるので、修正して次回へ。
そうすると、どんどんチェックリストが洗練されて、ラクに回るようになっていきます。
まとめ
チェックリストを作ることで、仕事はどんどんラクになっていきます。
最初から完成形を作る必要なんてまったくないので、とにかく一度作ってみてください。
本当、効きますよ、チェックリスト。
