今回は、タスクシュート試行錯誤録と題して、私がタスク管理ツール・タスクシュートを導入した後に、どんなところでつまづいたのかをまとめてみましょう。

今でこそ愛用して手放せないツールになっているタスクシュートですが、導入後すぐに使いこなせたわけではありませんでした。

しばらくは試行錯誤の繰り返し。

私がつまづいたポイント、どうやって解決したのかをまとめることで、タスクシュートを上手く使えずに困っている方の参考になればと思います。

タスクシュートで失敗したこと

  • 一日を「計画」した
  • 正確な記録を求めた
  • 記録を見るのがストレスだった
  • タスクの「サイズ感」が分からなかった

一日を「計画」した

最初のころ、タスクシュートを使いながら、「こんな一日を送ろう」と計画を立てました。

けれど、どんなに計画を立ててもすぐに崩壊してしまう。

  • 思ったよりも時間がかかるタスクがあった
  • やる気が起きない
  • 割り込んでくるタスクに対処していたら、計画どころじゃなくなった

もう、ぜんっぜんダメ。

何日か計画立案と崩壊を繰り返して、「何かがおかしい」と思い始めました。

そこで、先人たちのブログ記事を読みあさったら、複数の人がこう書いていました。

タスクシュートを始めた直後は、記録を取ることに集中したほうがいい、と。

タスクシュートが他のツールと違う点の一つは、「記録から計画を作る」というところ。最初から計画を立てるわけじゃないんです。

記録から計画を作るからこそ、「自分がやったこと」から計画を作るからこそ、無理なく実行しやすい計画が自然に組み上がっていきます。

記録をとる時点では「一日がグッと効率化した」という印象は薄いかもしれません。

やっていることをひたすらタスクシュートにメモしている、という感じになります。

このとき、単にメモするだけではなくて「これは明日もやる」「これは来週もやる」というタスクがあれば、こつこつとリピート設定していきます。

そうすると、だんだん「全部記録しないといけない」という状態から、「8割近いタスクは自動で表示され、イレギュラーのタスクを入れるだけでいい」という状態へと変わっていきます。

ここまで来ると、タスクシュートで仕事が捗る効果を実感することができるはずです。

正確な記録を求めた

記録を取ることに集中するようになると、次はこんなストレスを感じるようになりました。

「記録がきっちり取れない」

ほとんどの人がそうだと思いますが、すべてのタスクをリアルタイムで記録するのは難しいですよね。

記録できることもあれば、そうでないこともある。

最初は、正確に記録をつけたいと思っていたので、イライラしました。

「あー!また記録つけ忘れた!」って何回言ったことか。

ただ、しばらく記録をつけているうちに、開き直りました。

どんなラフな記録でも記憶に頼るよりはマシだし、そもそも時間の記録をとっている人なんて身の回りに全然いないんだから、やってるだけ偉いじゃないか、自分!と。

「多少、記録が荒くなる」ことよりも、「記録がストレスになってしまって止めてしまう」ほうが残念なことです。

記録を見るのがストレス

ようやく記録を取れるようになったと思ったら、次の問題に出くわしました。

「記録を見るのが嫌だ」って気持ちに襲われるようになります。

記録を見ると落ち込むんです。

もっとやれると自分では思っているのに、記録を見たら、「休憩」が58分とか、「何をやったのかよくわからない時間」が113分とかなっている。

「あーーーーー。怠けてるよなー」という自己嫌悪のような気持ち。

自分の声を録音したやつをはじめて聞いて、「こんなに変な声なのか!?」と妙にがっくり来る、あの感じに似ているかもしれません(笑)

記録を見るまでは、全然意識することがなかったので自己嫌悪にもならなかった。

それが記録を通じて、自分のありのままの姿が写ってしまったがために、「時間を有効活用できていない自分」と真正面と向き合うことになって、「もーやだ」となったんですね。

ただ、はじめて聞いた自分の声にがっくり来ても、慣れてしまったら何でもなくなるのと同じで、しばらく記録をとり続けているうちに「ありのままの自分、できない自分」を受け入れられるようになりました。

受け入れられるようになったら、だんだんと改善することができるようになりました。

タスクの「サイズ感」が分からなかった

また、記録を取るとき、どの程度まで詳しくログを残したらいいのかよく分かりませんでした。

タスクの粒度という言い方もしたりしますが、「プレゼン資料を作る:60分」というタスクは、かなり荒い、大雑把なくくりです。

それを砕いていくと、「プレゼン資料の資料を集める:20分」「1ページ目を作る:10分」「2ページ目を作る:10分」といったように分解できるわけですが、どの程度まで細かく記録すべきなのか。

大雑把すぎると振り返るときに役に立ちにくいし、細かすぎると記録の負担が大きくなります。

結局は、自分が取り組みやすいサイズが一番いい。

しばらく試行錯誤しましたが、私の場合には、一つのタスクにつき20分以内で処理できるように設定しています。

「20分までのタスクなら先送りしにくい」ということが、記録を見ることで分かってきたからです。

最初は15分~20分を最長の単位と考えて、タスクを分解してみてください。それで違和感があれば、微修正をすればOKです。

まとめ

今回は、タスクシュートの使い方について、自分がはじめの頃、つまづいたポイントをまとめてみました。

ツールを使うときには、自分のスタイルを確立するのが一番大事です。

自分のスタイルを確立するには「定番と言われているやり方を真似してみて、上手くいく部分、いかない部分を発見する」こと。

上手くいった部分はそのまま続ければOK。

上手くいかない部分は、自分の置かれた状況や仕事のスタイル、性格に合うようにアレンジをかけていけばいい。

今回、まとめた私の失敗談と解決策が、タスクシュートを使う上でヒントになれば嬉しいです。

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