こんにちはー。コーチ、はぎたかしです。

今回は、能力はそのままで頑張らずに仕事を効率化する方法を考えてみましょう。

「そんな上手い話あるわけない」と思われるかもしれません。

が、あるんです。

ポイントは、タスクをやる順番と、時間帯の見直し

現実問題、どんなに頑張っても処理能力をいきなり2倍や3倍にすることはできません。

けれど、タスクの順番を組み替えるだけなら、いつだって試すことができます。

順番を変えることで、一番効率のいい「タスクと時間帯のカップリング」を見つけること。

もう少し詳しくお話しましょう。

時間帯によって捗るタスクは変わる

同じ一時間を使って仕事を進めるのでも、時間帯によってまったく進み方が違うことってありますよね。

少しイメージしてみてください。

  • 朝8:00-9:00
  • 昼13:00-14:00
  • 夕方16:-17:00
  • 夜20:00-21:00

全部同じ一時間です。

が、朝の一時間のほうが集中しやすく、夜の一時間はもう疲れ切っていて能率が落ちている、といったように、仕事の進み方は全然同じじゃありません。

そうなると、ここに工夫のしがいがあることになります。

  • 企画書を作るのは、どの時間帯にすると効率がいいか?
  • 書類の事務処理はいつやるのがいい?
  • 勉強の時間を取ろうとしたら、どこでやるのがいいか?

タスクの性質にあわせて、一番捗る時間帯にやるようにすれば自然と作業効率が上がります。

効率アップにつながるタスクと時間の組み合わせ例

どういった組み合わせにすれば仕事が捗るのかは、それぞれのスタイルがあると思います。

一例として僕のケースを書くと

  1. 集中したいものはとにかく午前中
  2. 作業系のタスクは夕方に
  3. 暗記ものは寝る前に

1. 集中したいものはとにかく午前中

まず、集中したい仕事はとにかく午前中にやるようにします。

例えば、「企画を考える」「プレゼンを作る」といったタスクです。

なぜ午前中に配置しているかというと、夕方の2倍くらい生産性が高いからです。

僕は、タスクシュートというツールを使って、自分の時間の使い方を記録に取っています。

結果、「考えながら文字を書く」作業をすると、同じくらいの分量を書くのに夕方だと40分くらいかかるものが、午前中だと20分くらいで書ける、というのが分かってきました。

朝の時間は、他の時間帯に比べて、たくさん時間を確保するのは難しいです。

だからこそ、早起きのコツや、朝活のようなものに、ニーズがあるんでしょう。

でも、夕方の2倍の値打ちがあるのなら、たとえ15分しか時間が作れなくても、夕方の30分に相当することになります。

「15分じゃあなぁ…」と思っても、同じ仕事を夕方にしたら30分くらいかかるのでバカにできません。

ほかにも、朝と夕方とで大きく作業の効率が違うものは、次のようなものです。

  • 考えて何かを決める
  • アイデアを出す

概して、「集中が必要になるタスク」は朝のほうが夕方の2倍くらい効率がよくなります。

2. 作業系のタスクは夕方に

集中しなくてもできる作業は、朝でも夕方でもあまり効率が変わりませんでした。

例えば、デスクの整理整頓や書類の事務処理などです。

なので、朝に思考力が必要なタスクを入れていって、夕方に作業系を持ってくるほうがトータルの効率が上がります。

3. 暗記ものは寝る前に

また、勉強や暗記物については夜、寝る前の時間を充てるのが一番効率がいいと分かっています。

短時間でスキルを一気に習得するヒントをまとめた『たいていのことは20時間で習得できる』でも、学習後1時間以内に睡眠を取ると学習した内容が定着しやすい、という話が紹介されています。

暗記や、スキルの練習といったタスクは、夜にやることで効率アップを狙います。

能力は上げにくい、順番は変えやすい

私がタスクと時間の組み合わせにこだわるのは、「能力は簡単には上がらないけれど、タスクの順番はずっと工夫しやすい」からです。

ひーひー言いながら頑張るより、簡単に工夫できることから始めたほうがいいですよね。

学校の試験なんかで「解けない問題はほっておいて、解ける問題から解け」と言われるのと同じことです。

参考:能力よりもずっと大事な問題解決のコツ

 

24時間の密度が上がる

自分は、どの時間帯に何が一番効率よくできるか。

どの時間に何をしたら、仕事が進みやすいか、自然と効率アップできるか。

それが分かると、同じ24時間なのに密度が全然違ってきます。

スカスカの24時間と、濃い24時間では、やっぱり違いがありますよね。

一番仕事を効率よく進めるためには、自分の仕事のスタイルを自分で把握すること。

そのスタイルに合わせて仕事を組み立てること。

能力はすぐに変わりませんが、仕事の順番は変えやすい。

順番を変えれば、能力を上げる以上に仕事を効率化できることだってあるんです。

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