年末も近いので、新年をスッキリ迎えるために私がやっている年末の整理整頓をまとめています。

今回は「タスクの整理」編です。

前回の「気持ちの整理」では、一年を振り返り、自分がやってきたことの中で、「楽しかったなぁ」「これはもう止めておきたいな」と思ったことをピックアップしました。

それを踏まえて、タスク管理ツールに入れてある「ルーティン」や「プロジェクト」も片づけていきましょう。

ゆとりを生み出す、タスクの整理

  • 新しいことを始めるには、ゆとりが必要
  • ルーティンを見直して、時間を生み出す
  • プロジェクト一覧を見直して、興味が薄れたものは削る
  • ストックした情報を整理する

新しいことを始めるには、ゆとりが必要

タスクの整理をするのは、「ゆとり」を作るのが目的です。

「来年はこれをやりたい」という希望があったとしても、願望だけでは前に進みません。時間を確保する必要があります。

だから、今までのタスクやプロジェクトの消して、空きを作る。

「もっとやりたいこと」をやるために、しっくりこないことを減らしていくのが、「タスクの整理」の役割です。

日常の8割を占めるルーティンタスクを見直す

まず、タスク管理ツールを見返します。

私が使っているのは、タスクシュートというツール。

ここでは、主にルーティンタスクの見直しがメインです。繰り返し行うタスクを見直すことは、そのまま、習慣を見直すことであり、ライフスタイルを見直すことでもあります。

  • 今の自分に合わなくなっているルーティン
  • 「やったほうがいい」と思って入れたものの、実行率が低いルーティン

こういった「ノイズになっているルーティンタスク」はザクっと削除します。

また、タスクがスムーズに実行できるように、タスクの並び順も改めて調整します。同じタスクをこなすのでも、やる時間帯、やる順番を変えるだけで全く効率が変わることはよくあることです。

「やりたいこと」を書いたプロジェクト一覧を見直す

次は、プロジェクト管理ツールを見直します。

私はWorkFlowyというツールに、「人生でやりたい100のリスト」を入れているので、それを整理します。

  • まったく手をつけておらず、興味も薄れてしまったプロジェクトはないか?
  • やってみたら「大して面白くなかった」プロジェクトはないか?

以前に夢として掲げたことでも、今の自分に合わなくなっているなんてことはしょっちゅうあります。

そのときには今の自分の判断を大事にします。

今の自分がワクワクしないなら、ザクっと消してしまいましょう。

ストックした情報を整理する

ストックした情報もあわせて整理します。

この情報のストックを担当しているツールは、Evernote。

Evernoteを見ながら、以下の点を確認します。

  1. ノートブックがひと目で全部見れるか?
  2. 使っていないタグはないか?
  3. インボックスに溜まっているノートはないか?
  4. 必要なくなったウェブクリップはないか?
  5. 不要なノートはないか?

ノートブックをあまりに分けると、どこに何が入っているのか分かりにくくなるので、1画面で収まる数しか使わないようにしています。

タグも油断するとどんどん増えていくので、年末くらい整理したいところ。

インボックスにノートが溜まっているようなら、適切なノートブックに移します。

もし、移すときにどのノートブックに移すか迷うようなら、ノートブックの分け方に改善の余地があるのかもしれません。

ウェブクリップも放っておくと無限に増えていきますので、過去の自分がクリップしたものでも、今の自分に必要なければ整理します。

ノートも、一通り目を通して明らかに不要なものを消しておきます。

まとめ

「タスクの整理」をすることで、時間に余裕が生まれます。

時間のゆとりは、「あったら嬉しいなぁ」ではなくて、新しいことを始めるなら必須のものです。

余裕のないスケジュールではどんなに素晴らしい計画もアイデアも実行できません。

新年に新しいチャレンジを目論んでいるなら、ぜひ年末に「タスクの整理」を!