今回のテーマは、タスクの細分化。

やりたいことはあるのに時間が足りないってこと、毎日のように起こります。

けれど、十分な時間が手に入るのを待っていたら、いつまで経っても前に進みません。

「十分な時間」なんてめったに手に入らないからです。

時間が足りなくても、やりたいことを前に進めるにはどうすればいいか。

その答えの一つは、「時間が足りない中でも、ちょっとずつ前に進めるようタスクの細分化、分解スキルを高めること」。

今回は、クラウド型アウトライナーWorkFlowyをツールとして使いながら、タスク分解のコツをまとめます。

タスクは細分化して進める

「これをやりたい」「やらなきゃいけない」と思ったことは、もっと細かなタスクに分解することで進めやすくなります。

「終わるまで60分かかる」っていうタスクに取り組むにはどうしたって腰が重くなりますが、「10分でできる」タスクだったら取り掛かりやすいからです。

まずは、プロジェクトを終わらせるために必要なタスクを思いつくままにザーっと書き出してみましょう。

一通り書き出したら、実行する順番を考えながら並び替えます。

ツールとしてWorkFlowyを使っているなら自由自在に並べ替えることができるはず。

例えば、「年末の帰省用に新幹線のチケットを予約する」というプロジェクトを分解すると、こうなります。タスク細分化の例

タスクを分解していくうちに、自然と「段取り」ができてきます。

タスク細分化・3つのコツ

ただ、なかには「せっかく分解したのに思うように進まないなぁ」ってケースもあるかもしれません。

その場合には、細分化のやり方を一工夫すれば解決できるかもしれません。

どうやったら「うまくいく細分化」ができるのか、コツを3つご紹介します。

  1. 厳密な分解にこだわらない(特に初めてのタスクは)
  2. 「次のアクション」は必ず作る
  3. 次のアクションを設定するときに「終わり」を明確にする

1. 厳密な分解にこだわらない(特に初めてのタスクは)

まず、「あまり厳密な分解にこだわらない」。

タスクを分解するとき、最初から厳密に分けることにこだわりません。

すでに何度もやったことのあるタスクなら、短時間で分解することができるでしょう。

けれど、初めて手がけるタスクの場合には、どう分解すればいいのか検討がつかなかったり、分解しても的外れなモノになってしまうことがよくあります。

的外れな分解に時間をかけるくらいなら、まずはちょっとでも手をつけてみて、その後に分解作業をしたほうが、より実効性のある計画ができます。

タスクを終えるまでに何が必要なのか全体像が見えない場合には、厳密な分解にはこだわりません。

2. 「次のアクション」は必ず作る

ただ、厳密なタスク分解をしないと言っても、「何をしたらいいのかよく分からない」ままでは、いつまで経っても先送りになってしまいます。

だから、何かしら、次に起こすアクションを設定します。

このとき、かなり小さいアクションを設定するのがコツです。

目安としては、5分~15分くらいで完了できるタスクまで分解すること。

そうすれば、時間がなくても前に進めていくことができます。

3. 「次のアクション」の終わりを明確にする

次のアクションを設定するときには、「終わりをハッキリさせる」ようにします。

一番やりがちなのが、よく分からないプロジェクトを進めるときに「●●について情報収集する」といった「終わりのはっきりしないタスク」を設定してしまうこと。

終わりを明確にしないと「情報収集だー」と言って、実際にはだらだらとWebを見てしまったりします。

なので、例えば「●●について15分間、情報を集める」といったように時間で区切るのもアリです。

もし15分調べてみて、まだ情報が足りないと感じれば、もう一度、情報収集のタスクを入れればいいだけ。

15分の情報収集で十分であれば、次に進めます。

とにかく「終わり」「区切り」を明確にすること。

分解したタスクを実行しやすいよう整理する

タスクを細分化すると、当然ながら、タスクの「量」が増えます。

一時間かかるタスクを分解したら、5つも6つも細かいタスクが出てきます。

なので、分解するときには後で整理しやすいように目印をつけておくのがオススメです。

WorkFlowyであれば、タグを活用することで解決できます。

私は複雑なシステムを運用できるほどマメではないので、使っているタグは2つだけです。

1. 「次のアクション」に目印をつける

繰り返しになりますが、プロジェクトを分解するときには、次のアクションを必ず設定します。

この「次に実行するアクション」に目印をつけておくと、あとで拾い出すときに楽です。

私は、「#1TC」というタグをつけています。

ちなみに、何月何日にやるという日付が明確になっているタスクについては、併せて「#1130」というように日付もタグとして入れておくのもいいでしょう。

2. タスク管理ツールに転記してタグを貼りかえる

タスク細分化を繰り返して、一通り終えたら先ほど付けた「次のアクション」タグをクリックします。

そうすれば、WorkFlowyが同じタグの付いているタスクをまとめて表示してくれます。

こんなイメージです。WorkFlowyでタグを使ってタスク管理

こうして、「次のアクション」をWorkFlowyから一発で拾い出すことができます。

そうしたら手帳に書き込むなり、タスク管理ツールに転記するなり、管理しやすいようにすればOK。

実行日が決まっているものは、その日に。

そうでないものは、スケジュールを見ながら空いていそうな日に入れ込んでいきます。

転記を終えたら、「実行するつもりで、手帳やタスク管理ツールに入れた」と分かるようにタグを貼り換えます。

私の場合は、「#2TCz」というタグを使っています。

ここまで来たら、あとは手帳やタスク管理ツールにしたがって実行していくのみ。

まぁ、それでも計画通りにいくなんてことは少なくて、結局実行できなかったり、思いのほか時間がかかったり、事前の思惑と違うことがたくさん起きるんですが。

次回は、プロジェクト管理が上手くいかないときの対策をまとめましょう!

このシリーズ「WorkFlowyで好きを実行に移す」の記事一覧

  1. プロジェクト管理ツールとしてWorkFlowyを使い倒す!
  2. やりたいことリストをWorkFlowyで整理して実行する方法
  3. 実行力を高めたいなら、タスク分解を極めるべし
  4. WorkFlowyで好きなことを実行に移す手順まとめ