今回は、仕事を効率化する方法について。

仕事の能率アップには、色々な方法がありますが、その中でも有効なのは「作業手順をチェックリストにすること」です。

特に、繰り返し発生する仕事には効果抜群。

私も、最近身をもって実感したので、チェックリストを作る効果と、実際の作り方について、まとめてみます。

チェックリスト化するメリット

まず、作業をチェックリストにするメリットは以下の通り。

  1. 作る過程で、自然と効率のいい順番を考える
  2. ミスが減り、失敗をリカバーするための仕事がなくなる
  3. さらに効率のいい方法を発見しやすくなる

チェックリストを作る過程で、自然と効率アップする

まず、チェックリストを作るときには、自然と効率のいいやり方を考えるようになります。

チェックリストを作るときには、大抵、次のような手順を踏みます。

  1. 自分がしている作業を書き出す
  2. どの順番で行うのがいいかを考える

漫然と仕事をしているのに比べたら、この「書き出す」⇒「効率のいい順番を考える」だけで相当の効率アップになります。

ミスが減る

また、一度チェックリストが出来てしまえば、その通りに作業をこなすだけでミスや漏れがなくなります。

ミスが減れば、失敗をリカバーするための仕事が発生しなくなって時間に余裕が生まれます。

さらに効率のいい方法を思いつく叩き台になる

さらに、見逃せないのは、一度チェックリストを作ると、それが叩き台になって、さらにいい方法を思いつくことが度々あります。

チェックリスト通りにやっていると、改善案を思いつくことがあるです。

  • あれ、この作業とあの作業、順番を逆にしたほうがやりやすいかも
  • あれ、この作業、慣例でやってるけど、ひょっとして必要ないかも
  • あ、今までやってないけど、このタイミングでこれをやっとくほうがいいな

上記のように、チェックリストがあると、それが叩き台になって改善をかけやすくなります。

そうすると、ますます仕事はラクになっていくんです。

チェックリストの作り方(実例)

では、チェックリストのメリットは分かったとして、実際の作り方はどうしたらいいんでしょうか。

私の実例を使いながら、見ていきましょう。

最近、私は会社の設立に携わり、経理の仕事をすることになりました。

大学時代に簿記をかじったことがあったので、私が担当することになったわけですが、仕事としては初めてです。

そこで、右も左も分からない状態から、ラクに経理を回せるようになるまで、今回のテーマであるチェックリストを思い切り活用しました。

大きくは、次のような手順になります。

  1. どんな作業が発生するのか書きとめる
  2. 書きとめた作業リストをコンパクトにまとめる
  3. 経験不足でも、チェックリスト(仮)を作ったほうがいい

1. どんな作業が発生するのか書き留める

まず、経理を始めたばかりで右も左も分からない段階では、効率化なんて考える余裕はありません。

この段階では、まず、どんな作業が発生するのかを書きとめておきます。

  • あぁ、毎月、月初にこれをやらないといけないのか
  • 10日にお得意先からの入金があって、20日にはお給料を払うんだな
  • 月末には、未払金を立てるのか

こんなふうに、いつ、どんな作業が発生するのかをひたすらメモしていきます。

2、3ヶ月もやっていれば、流れは把握できます。

2. 書きとめた作業リストをコンパクトにまとめる

次に、書きとめた作業リストをもとに、なるべくコンパクトにまとめていきます。

3ヶ月間、経理をしながら作業リストを書きとめていった結果、どうしても経理が必要なのは一ヶ月のうち3日という結論に行き着きました。

  • 取引先から入金がある毎月10日
  • 従業員の方に給与を支払わないといけない毎月20日
  • 月末

逆に言えば、他の作業は何日にやっても大丈夫なので、この3日に集約しようと考え、チェックリストを作っていきました。

《10日にやる経理作業》

  • 通帳に記帳して、取引先からの入金を確認する
  • 月末から10日までの預金の動きを仕訳する
  • 預金の残高と、帳簿の残高が合っていることを確認
  • ……

こんな感じです。

3. 経験不足でもチェックリストを作る

チェックリストを作るときに大事だと思うのは、経験不足でも的外れでもいいから「とにかく作ってみる」こと。

「チェックリストを作る」のは、仮説づくりと同じです。

「こうしたらラクに仕事を終わらせられるんじゃないか」という仮説が、チェックリストなわけです。

仮説を作るときには、情報を揃えてから考えるんじゃなくて、とにかく手元にある情報だけで作ってしまって、後で検証します。

チェックリストも、まずは手元にある経験だけで書いてみる。

一度作ってしまえば、こちらのもの。

次からはチェックリストを使って作業をこなせば、「ここは変えたほうがいい」「これが抜けてた」と改善案が次々に出てくるので、修正して次回へ。

そうすると、どんどんチェックリストが洗練されて、ラクに回るようになっていきます。

まとめ

チェックリストを作ることで、仕事はどんどんラクになっていきます。

最初から完成形を作る必要なんてまったくないので、とにかく一度作ってみてください。

本当、効きますよ、チェックリスト。