タスク管理ツール、TaskChute(タスクシュート)

私にとっては手放せないパートナーのようなツールです。

が、今まで誰かにタスクシュートの魅力を伝えようとしても上手くいかないケースが多かった。

その理由の一つは、タスクシュートというツール以前に、「タスク管理の前提部分を知らないから」なんじゃないかと思うようになりました。

タスク管理を学んだ人にとっては常識でも、タスク管理をしたことがない人には初耳なことはたくさんあるはず。

それを知らずに、いきなりタスクシュートの魅力を伝えても、話がかみ合いません。

今回は、タスクシュートと上手くつきあうために最低限知っておきたい、タスク管理の「前提」をまとめてみたいと思います。

タスク管理の前提知識

頭は考える場所であり、記憶する場所ではない

最初の前提は、「頭は考える場所であり、タスクを記憶しておく場所ではない」です。

頭で記憶しておくと、「しまった! 忘れてた!」というのが頻発します。

しかも、一つのことに集中すればするほど、他のところで「忘れてた!」が起きるんです。

頭は「考える仕事」をするための場所であり、タスクを記憶するのには向いていません。

そうであれば、タスクを頭のなかで記憶しておくのをやめて、外に出しましょう。

外に出す一番の方法は、書き出してしまうこと。

さらには、書き出したものを必要なタイミングでリマインドするように設定しておけば、「今しないといけないのは、これ」というのが明確にわかるようになって、それだけに集中できるようになります。

仕事から、プライベートまで、「やることのすべて」をタスクシュートに書き出しておくと、「タスクシュートを見たら今日やることが全部分かる」という状態をつくり出すことができます。

この安心感は、一度経験してしまうと、もう戻れないですね。

タスクの9割はルーティンであり、ルーティン管理こそリターンが大きい

次の前提は「タスクの9割はルーティンであり、ルーティン管理こそリターンが大きい」。

9割というところは、人によって多い、少ないがあると思いますが、タスクの多くは定期的にリピートしているものです。

メールチェックのように毎日やること。毎週月曜にやること、毎月の月末にやること、月初にやること、三ヶ月に一回やること…。

頻度はバラバラながら、多くのタスクが繰り返しです。

なので、「確実に発生する繰り返しのタスクをうまくあつかう」ことができたら、それだけで、かなりの恩恵を受けることができます。

どんな恩恵があるかといえば、余裕が生まれるんです。

例えば、わが家には「毎週、洗剤やティッシュなどの消耗品の予備をチェックして、少なければAmazonで頼む」というリピートタスクがあります。

このタスクを設定するようになってから、足りなくなって慌てて買いに走る、ということは一度も起きていません。

仕事でも同じで、リピートタスクを上手に設定していけば、どんどん「しまった!」を予防できるようになります。

いったん「しまった!」が起きると、対応するのに時間を食いますから、それが減って時間に余裕が生まれます。

さらには、繰り返しのタスクというのは、「効率化したときのリターンが大きい」という点も見逃せません。

一度きりのタスクをどんなに工夫してこなしても、恩恵はそれっきりですが、毎日やるタスクを3分でも効率化することができて、一ヶ月で30日分繰り返すなら、90分の時間が浮いてきます。

タスクシュートはルーティンの管理機能が、めちゃくちゃ充実しています。だから、使いはじめると、「しまった!」はぐんぐん減り、余裕が出てくるんです。

今日やることは「クローズドリスト」として運用する

次の前提です。

「今日やることのリストを作ったら、クローズドリストとして運用したほうが扱いやすい」。

これは少し説明が必要ですね。

オープンリストとクローズドリスト

『マニャーナの法則』という本に出てくる考え方ですが、一言でタスクリストといっても、その使い方によって「オープンリスト」と「クローズドリスト」という分類をすることができます。

オープンリストというのは、文字通り「ひらいたリスト」のこと。

例えば、今日やることを書き出して、リストにしたとします。

ただ、仕事をしていたら、どんどん追加でタスクが出てきますよね。

その「追加で出てきたやること」を、出てくるたびに書き足していくのがオープンリストです。開いていて、どんどん書き足せるリストということですね。

逆に、次から次へとタスクが出てきても、「今日やることリスト」には書き加えない、という運用の仕方をするのが「クローズドリスト」です。(とは言っても、どうしても今日やらないといけないタスクだったら加えますが)

「今日やることリスト」をオープンにしてどんどんタスクを追加してしまうと、「やってもやっても終わらない」気分になりますし、せっかく作ったリストに「今日絶対にやらないといけないこと」と「今日じゃなくてもいいこと」が混ざってしまってノイズになります。

なので、タスク管理をするときには、「マスターリスト」(すべての気になることが書いてあるリスト)と「今日やることリスト」の2つを作る。

そして、「マスター」はオープンリストとしてどんどん書き足していいけれど、「今日やることリスト」はクローズドリストとして扱う。そのほうが断然、使いやすいです。

タスクシュートは「今日やることリスト」ですから、クローズドリストとして運用するほうがベター。

そうやってタスクシュートを使えば、確実にタスクが前に進んでいるという達成感を得ながら、仕事ができるはずです。

まとめ

以上、タスクシュートと仲良くつきあうために必要だと思う3つの「前提」でした。

ツールそのものの使い方をダイレクトに情報収集するというのも一つの方法ですが、そのツールがどんな前提、考え方のもとに作られているのかを知るということも、使いこなすための大きな力になるんじゃないでしょうか。

参考:エクセルベースのタスク管理ツール・タスクシュートの使い方まとめ