今日はタスク管理、特にToDoリストについてのお話です。

今まで、いろんなタスク管理ツールで、To Doリストを作ってきました。

けれど、To Doリストが人生を変えてくれたとか、To Doリストのおかげでやりたいことができるようになったという実感を、結局私は持てませんでした。

そうして今使っているタスク管理ツール、タスクシュートに行き着いたわけですが。

参考:タスク管理ツール・タスクシュートの特徴、効果まとめ

To Doリストが、どうして仕事の効率化につながらないのか、その理由をまとめてみましょう。

ToDoリストとは

話を始める前に、ToDoリストを簡単に定義しておきましょう。

ここでいうToDoリストとは、「やりたいこと」「やるべきこと」といったタスクを、忘れないように何らかのツールの上に書き留めておくもの、です。

イメージでいうと、こんな感じ。

7/8のTo Do
□取引先A社に、見積もりの件、メール送信
□7/22のプレゼン資料を作成
□上司Bからの資料作成依頼に対応
□英語の勉強を30分する
……
……

こうした一般的なTo Doリストがなぜ仕事の効率化にならないのか。

ToDoリストが仕事を効率化できない5つの理由

  1. ToDoリストは、先送り誘惑に弱い
  2. ToDoリストは「やりたいこと」を優先しない
  3. ToDoリストは「持ち時間」が分からない
  4. ToDoリストはルーティンに弱い
  5. ToDoリストは改善の情報が手に入りにくい

ToDoリストは、先送り誘惑に弱い

まず、To Doリストはとにかく「先送りの誘惑」に弱いです。

当たり前ですが、To Doリストにタスクを書いたからと言って、急にやる気がでることもないし、ワクワクすることもありません。

せいぜい「これをやらないといけない」というのが明確になって、モヤモヤしていた気分が晴れる、くらい。

そうなると、締切まで時間がある(ように感じる)タスクについては、明日でもいいや、とか、明後日にしよう、とか、簡単に先送りしたくなってしまいます。

いや、ちょっとToDoリストのことを悪く言いすぎました。

先送りに弱いのは、なにもToDoリストのせいじゃありません。

人間は、誰しも先送りの誘惑に弱いんです。

だから、ツールを使って少しでも防止できるようにしたいのに、To Doリストにはその防止機能がないんです。

ToDoリストは「やりたいこと」を優先しない

締切がはっきり決まっているタスクについてすら先送りしやすいのに、締切のないタスクは、もう推して知るべし、です。

締切のないタスクには、自分の目標、やりたいこともあるはずです。

ジムに行く、英語の勉強をはじめる、本を読む。

こういったタスクがTo Doリストに居座って、ああ、早1カ月。

締切のない「やりたいこと」はずっとTo Doリストに手つかずで残っていて、その下で締切のある「やるべきこと」がくるくると入れ替わる。

Todoリストあるあるです。

以前書いたこともありますが、まさしく人生を変えられない「受け身のタスク管理」になってしまいます。

To Doリストは「持ち時間」が分からない

また、To Doリストでは、持ち時間が分かりません。

これは、家計簿でイメージすれば、かなり危なっかしい状態です。

ふつう家計簿には、「これくらい使っても大丈夫」という予算と、「これくらい支出があるだろう」という支払いの予測があります。

その上で、「このままいくと予算をかなり超えてしまいそう…」とか、「今月はちょっと余裕があるかも」と予測が立つから、途中で「ちょっとブレーキをかけるか」とか「もうちょっと使ってもいいかな」と軌道修正がかけられる。

一方、To Doリストは「これから、このタスクをこなす」というリスト。

言うなれば、時間の支出だけのリストです。

しかも、支出のリストと言っても、「何分かかる」というのは書いていないケースがほとんど。

そうすると、家計簿でいえば、「いくら支払うかメドがたっていない、支出のリスト」と同じです。

自分の「時間予算」(どれくらいの時間なら使えるか)が分からない上に、これからやるタスクにどれくらいの時間が必要になるかも分からない。

これで計画を立てろ、というほうが無理な話です。その結果、予想を間違えて、締切ギリギリになる、ということがしょっちゅう起こります。

ToDoリストはルーティンに弱い

さらには、ToDoリストはルーティンの管理に弱いんです。

ToDoリストを作る場合、たいていは「忘れてはいけない大事なタスク」をメモすることが多いでしょう。

毎日当たり前のようにやっていることを、わざわざメモしたりしません。

けれど、この「毎日当たり前にやっていること」は、忘れることはなくても、確実に時間をさらっていきます。

ルーティンを管理しようとせずに、タスク管理をしようというのは、「一日の8割を占めているものを管理せずに、2割の部分を一生懸命管理している」という状態。(人によって割合は違うでしょうが、ルーティンのほうが少ない人は稀でしょう)

時間の大部分を占めるのはルーティン作業で、そこの効率を上げることこそ影響が大きいのに、その部分の管理機能が弱いんです。

ToDoリストは改善の情報が手に入りにくい

それでも、To Doリストでなんとか仕事をこなしたとしましょう。

そうして、一日が終わったとき、To Doリストを見返します。

「今日は手がつけられなかったものが多かったな」と思っても、「どうして手がつけられなかったんだろう」「自分の時間の使い方に工夫できることがなかっただろうか」なんて振り返ろうとしても、材料が出てきません。

「何にどれくらいの時間を使った」という記録があれば、かなり具体的な対策が立てられるわけですが、それがないので、記憶に頼るしかない。

けれど、記憶ってほんとうに曖昧なんですよね。

結局、改善のための情報はほとんど手に入りません。

まとめ

以上、ToDoリストが人生を変えない理由として、5つのポイントをまとめてみました。

  • 「先送り防止機能」がない
  • 「やりたいこと」を優先しない
  • 「持ち時間」が分からない
  • 仕事の大部分を占めるルーティンに弱い
  • 改善するためのヒントをくれない

結局、いくらタスク管理だー!と言っても、やるのは自分です。

「やる」ためには、どんなことでも時間が必要ですし、自分のエネルギーも要ります。

無理なく実行するために必要な時間をどうやってつくり出すか。自分のエネルギーをどう配分するか。

それが、To Doリストでは分からない。

逆を言えば、これを教えてくれるのがタスクシュートしか見当たらないから、私はタスクシュートを熱烈に使いつづけている、というわけです。