私は、自分のタスクを管理するために、タスクシュートというツールを使っています。

タスクシュートは、シゴタノ!の大橋悦夫さんが開発された、エクセルベースのタスク管理ツール。

他のツールにない特徴としては、「自分のやっているタスク、これからやる予定のタスクを書き出して、それぞれのタスクについて、実際にかかった時間を一分単位で記録する」ところにあります。

こういう話をすると、必ず、次のような反応があります。

  • 一分単位で書きだすとか、窮屈じゃない?
  • そんなの作っても、計画通りにいかないでしょ。
  • え?休憩とか歯磨きまで書きだすの?

確かに、タスクシュートは万人に当てはまるツールではないと思いますが、このリアクションの中には誤解から生まれているものも多いと感じます。

今回は、タスクシュートに失敗する理由として、起こりがちな「勘違い」をまとめてみましょう。

では、早速いきましょう。

タスクシュートによくある「勘違い」

勘違い1:タスクシュートは予定表だ!

まずタスクシュートは予定表じゃないんです。

「そこに書きだしたタスクを、その通りにこなさなければいけない」といったものではありません。

予定表だと思うと、「一分単位で書きだすとか、窮屈じゃない?」「そんなの作っても、計画通りにいかないでしょ」と感じることになります。

実際、書きだしたとおりにタスクを進めるなんて不可能。

そんなことをやろうとしても、大変すぎて続かないでしょう。

やろうと思っても、突発的な出来事が起きては、リストが崩れ、取り返すには時間が足らず…という感じで、ストレスが溜まるばかりのような気がします。

タスクシュートは、予定表ではありません。

勘違い2:タスクシュートはToDoリストだ!

また、似てはいますが、タスクシュートはToDoリストでもありません。

ToDoリストは、「やり忘れを防ぐために書き出すリスト」であり、「書かなくても忘れないタスク」を書き出すことはしません。

毎日やっているルーティン作業を、全部TODOとして書き出すようなことはないでしょう。

その点、TaskChuteには、そういったルーティン作業がすべて書きだされます。

それは、普通はタスクと考えられていないもの、例えば「休憩」や「食事」といったものも含みます。

また、ToDoリストには、タスクは書き出しても、「そのタスクをやるのに何分かかったか」というのは書きません。一方、タスクシュートは「何分かかったか」という記録が一番重要な要素になっています。

そういう意味で、タスクシュートはToDoリストではありません。

重なっている部分もありますが、フォーカスしているものがかなり違っています。

タスクシュートは「時間簿」である

タスクシュートは、「タスク管理ソフト」に分類されていますが、本当は「時間簿」であり、「時間管理ソフト」なんだと思います。

家計簿であれば、「予算」があり、「支出の予測」があり、「このまま行けば、これくらい余る(足りない)」という計算を当然のように行います。

タスクシュートは、時間を対象にして、この計算をできるようにしてくれます。

「予算」(使える時間。誰しもが一日最大24時間)と「支出の予測」(手持ちの作業を全部こなすのにどれくらい時間が必要になるか)を突き合わせて、「このまま行くと、時間が余っている(足りない)」と判断できるようになる、というわけです。

 

タスクシュートは、「予定表」や「ToDoリスト」と同じように使おうとすると上手く使えません。

タスクシュートを使ってみて、窮屈だった、とか、計画通りにできなかった、といった感想をお持ちなら、

  • 予定表やToDoリストではなく、
  • 家計簿のイメージで使ってみる

今手元に使える時間がどれくらいあるのか、時間の「残高」をチェックするような感覚で使うと、上手くいくと思います。