今回は、「緊急×重要マトリクスでToDo管理をすると失敗する理由」です。

タスクに追われる日々から脱出してストレスフリーになりたいと思い、ToDoの管理に興味を持った私。

そこから、有名な方法を取り入れては実験するという試行錯誤が始まりました。

まず最初に試してみたのは、『7つの習慣』に出てくる「緊急×重要マトリクス」。

「なんていいアイデアなんだ!」と思いましたが、実際に運用してみるとなかなか上手くいきませんでした。

『7つの習慣』の「緊急×重要マトリクス」とは

「緊急×重要マトリクス」は、『7つの習慣』の第3の習慣として登場します。

第3の習慣は、「最優先事項を優先する」です。

緊急度と重要度でタスクを分類して、重要度の高いものから取り組んでいくという方法です。時間管理のマトリクス「緊急×重要」

初めてこの方法を知ったときは、とっても合理的なやり方に思えて、「これでバッチリToDoを管理できる!」と興奮気味に取りくみはじめました。

ですが…やりはじめた途端、分からないことだらけになってしまいました。

緊急×重要マトリクスのtodo管理が失敗する3つの理由

私のToDo管理が失敗した理由を3つにまとめてみます。

1. 重要度の基準が分からない

まず、はじめに困ったのが「重要度って、何を基準にするんだ?」ということ。

緊急度は締切を意識すればいいので客観的に分かりますが、重要度の判断はどうしても主観的。

「本当にこれでいいんだろうか?」といつも疑問を感じていました。

2. 緊急のToDoで、重要度が消し飛ぶ

さらに「よし!これは重要度が高い!」と思ったとしても、緊急度の高いタスク(たとえば、締切が今日)をいきなり依頼されると、結局そちらを先にやらざるを得ません。

緊急の仕事を依頼されて、重要度を考えても活かせないことが何度もありました。

3. 重要度が低くても「やらざるを得ないこと」が多い

また、「これは重要じゃない」と思っても、だからと言って「やらなくてもいい」では済みません。

自分にとって重要度が低くても、頼んだ人にとっては大事なことだったりします。

結局、マトリクスできれいに分類したところでまったく活かせず、現実は締切の近いものから対応していかざるをえない状況になりました。

これでは、タスクを期日で並べただけの「単なるタスクリスト」と何も変わりません。

「緊急×重要マトリクス」の本当の使い方

当時は、「この方法は自分には合わない」と思っただけでしたが、今となっては、どうして失敗したのかよく分かります。

私は「緊急×重要マトリクス」の使い方を根本的に間違えていたんです。

重要度の基準はなにか?

私は、まず「重要度が分からない」と悩んでいました。

それもそのはず。

この「緊急×重要マトリクス」が登場するのは、第3の習慣「最優先事項を優先する」です。

その前に、第2の習慣「終わりを思い描くことから始める」があります。

この第2の習慣が「何が自分にとって大切かを考える習慣」なんです。

「自分のお葬式のシーンを思い浮かべて、どんな人だったと言われたいかを考えなさい。

そして、それを明文化して、人生のミッションステイトメントを作りなさい」という話が、第2の習慣で出てきます。

『7つの習慣』にでてくる重要度は、「どの仕事が大事か」ではありません。

「自分の人生にとって重要かどうか」が基準なんです。

『7つの習慣』では、こう表現されています。

重要な用事は、あなたのミッション、価値観、優先度の高い目標の実現につながるものである(p201)

「与えられた仕事に優先順位をつける」ツールではない

けれど、私は、目の前のやるべきことを分類するために「緊急×重要マトリクス」を使おうとしました。

そして「重要度なんて考えても結局、締切りがすべて。優先度しか意味ないじゃないか」なんて思っていたんです。

これも実は、『7つの習慣』に答えは書いてありました。

大切なことは、スケジュールに優先順位をつけることではなく、優先すべきことをスケジュールにすることなのである。(p217)

私は与えられた仕事の優先順を決めるために、緊急×重要マトリクスを使おうとしました。

まさしく”スケジュールに優先順位をつける”です。

けれど、本当は、自分にとって大切な活動は何だろうと考えて、その活動を誰に言われるでもなく自分のスケジュールに組み込むことが大切。

そのためのツールとして登場するのが、緊急×重要マトリクスなんです。

自分の人生にとって大切なものをみずからスケジューリングする

『7つの習慣』に出てくる「緊急×重要マトリクス」の大切なところは、

  • 外から与えられるタスクに優先順位をつけるだけでは、受け身の生き方しかできない
  • そうじゃなくて、自分の人生にとって大事な活動を、自分で作りだしてスケジュールに組み込んでいくことが大切だ

ここなんです。

なのに当時の私は、外から与えられた仕事の優先順位を判断するために、「緊急×重要マトリクス」を使っていました。

分類するというやり方の部分ばかりを気にして「自分にプラスになる活動を、自ら計画してタスク化する」という本質に気づかなかったんです。

まとめ

結果的には、「緊急×重要マトリクス」をうまく使うことができませんでしたが、とても学びの多い失敗でした。

この経験から学べたのは、次のようなことです。

  • 自分の将来にプラスになる活動を自分で作りだし、スケジュールに組み込んでいかなければ流されるだけの人生になる。
  • 「緊急×重要マトリクス」は、一週間や一ヶ月という単位で、時間の使い方を見直すときに有効なツール
  • マトリクスを使うことで、「自分の将来にとってプラスになる活動」(いわゆる第二領域)がどれだけあるか把握し、増やす工夫を考えることができる。
  • けれど、一日単位といった短いスパンで「今やることは何か?」をパッと分かるようにするには向いていない(もともとそうした短期的なツールではない)

そこで、中長期的には、『7つの習慣』の考え方を取りいれつつ、一日単位の短い時間軸でタスクを管理できるツールはないかと探し始めることになりました。

そんな中、出会ったのが「GTD」という手法でしたが、それはまた次回のお話です。

次回:GTDに挫折した理由と解決策